ビジネスで扱う重要書類は、書き方だけでなく発送方法にも注意が必要です。法律上の制限が設けられている書類もあり、違反をすれば罰則が科せられる可能性があります。また、適切に発送できなければ、相手からの印象が悪くなる恐れもあります。
今回は重要書類の郵送・発送方法について解説します。また、注意すべき点や考慮すべきビジネスマナーにも触れますので、重要書類を送る際は、ぜひ参考にしてください。
重要書類の郵送・発送における信書の扱いと注意点
まず重要書類の中には、法令で定められた方法で送付しなければならないものがあります。それが「信書」です。信書は、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示、または事実を通知する文書を指します。
※参考：信書に該当するものを教えてください – 日本郵便
例えば、契約書や納品書、履歴書、見積書、戸籍謄本などが該当します。送る予定の書類が信書に該当するかどうか迷った場合は、日本郵便や総務省のWebサイトを確認しましょう。
信書を送付するには、日本郵便または総務省の許可を得た民間企業の「信書便」を利用する方法があります。定められた方法以外で送ると、郵便法違反になり、発送依頼者と事業者の両方が処罰される可能性があるので注意しましょう。なお、信書に該当しない重要書類は、宅配便などを使って送付することができます。
信書に該当する重要書類の発送方法
契約書や納品書、履歴書、見積書、戸籍謄本など信書に該当する重要書類の郵送・発送方法についてご紹介します。ここでは主に、郵便局と佐川急便で扱われているサービスをご紹介します。
郵便局を利用する場合
書留郵便
重要書類を書留で郵送する場合は、一般書留と簡易書留の2つの方法があります。
この2つの方法には、料金や補償額、追跡可能範囲に違いがあります。また、現金を同封する場合は現金書留（現金専用の一般書留）を利用し、指定の封筒を使用する必要があります。
書留郵便を利用するには、郵便物を封筒に入れ、郵便局の窓口で「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入します。追跡番号を割り振って記録する必要があるため、ポスト投函やコンビニでの受付はできません。配達を急ぎたい場合は、速達扱いにすることができます。
レターパック
レターパックとは、A4サイズかつ4kg以内の荷物を専用の封筒で送ることができる郵便サービスです。レターパックには、レターパックプラスとレターパックライトの2つの種類があります。
この専用封筒は、コンビニや郵便局で手軽に購入することができます。レターパックは、郵便事故が発生した場合の補償はついていませんが、追跡サービスがありポスト投函もできることから、重要書類の送付にも利用されています。
レターパックライトは、基本的に郵便受けへ配達を行います。料金は全国一律370円で、窓口やポスト投函でも発送できます。ただし、厚さが3cmを超える場合は、レターパックプラスを利用する必要があります。
レターパックプラスは、全国一律520円で利用でき、配達時は対面での受け渡しとなります。受け取る側は、受領印やサインが必要となるため、ビジネスシーンでも安心して利用できます。また、レターパックプラスでは、複数の重要書類を一度にまとめて送る場合に便利な集荷サービスもあります。
普通郵便
普通郵便は、書留や速達などのオプションがない手軽な郵送方法です。重要書類を封筒に入れ、必要な料金分の切手を貼った状態で郵便ポストに投函したり、窓口に持ち込むことで届け先（郵便受け）に配達されます。
全国一律の料金で発送することができ、コストを安く抑えることができます。ただし、具体的な郵送料金は、郵便物の規格（定形郵便もしくは定形外郵便）と梱包資材を含めた総重量によって決まります。例えば定形郵便物で総重量が50g以内の場合、郵送料金は94円です。しかしながら、配達状況の確認サービスや破損・紛失による損害の補償がないため、重要書類の郵送方法としてはあまりお勧めできません。
その他郵便局で送れる信書の郵送サービス
他にも、郵便局には信書を郵送できるサービスが様々あり、「ゆうパック」、「ゆうメール」、「ゆうパケット」、「クリックポスト」以外のサービスで信書を発送することができます。詳しくは日本郵便のWebサイトにてご確認ください。
【佐川急便】飛脚特定信書便
重要書類を送る際に考慮すべきマナー
重要書類を郵送するビジネスシーンでは、マナーにも配慮することが重要です。マナーを意識することで相手に好印象を与えることができます。ここからは重要書類を郵送する際に考慮すべきマナーについてご紹介いたします。
宛名の書き方
宛名は、正確かつ丁寧に書く必要があります。受取人の氏名や職位、住所、会社名などを正確に記入し、誤字や脱字がないように注意しましょう。
送付状の添え付け
重要書類を送る際には、送付状を添えることが望ましいです。送付状には、発送元や宛先の社名や氏名、住所、書類の種類や枚数などを記載します。内容を分かりやすく記載するように心がけましょう。
追跡できる配送サービスを利用する
配達状況を追跡できるサービスを利用するなど、安全かつ確実な方法を選択して発送しましょう。
お届け時間の配慮
重要書類を送る際は、受取人が受け取りやすい時間を設定しましょう。
クリアファイルを使用する
配達中の重要書類の折れや濡れなどのダメージを防ぐため、重要書類をクリアファイルに収納するようにしましょう。もちろん、使用済みのものではなく新しいクリアファイルを使用してください。
書類の内容を確認する
重要書類を送る際には、必ず書類の内容を確認してから送付するようにしましょう。間違った書類を送ってしまうと、重大なトラブルになることもあります。
まとめ
今回は、重要書類を郵送する際の方法や注意点、マナーについて解説いたしました。
重要書類は送り主だけではなく、相手にとっても大切な書類である場合が多いです。重要書類を郵送する際は、自社の企業イメージや信用を守るためにも、法律上のルールと発送時のマナーの両方を意識して郵送することが極めて重要です。
お取引先との良好なビジネス関係を築く上で、この記事が参考になってくれたら幸いです。
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